Hoe komen we van overzicht naar inzicht?

Redmar de Boer, Analytics Specialist Deloitte

Data Analytics is het verzamelen, valideren en verwerken van data zodat het overzichtelijk wordt en later ook inzichtelijk. Hoe kunnen we meer uit de snel groeiende berg ongestructureerde data halen én meer inzicht in onze data krijgen?

Op het moment dat Data Analytics je data structureert kun je je data met behulp van Business Intelligence gemakkelijk inzichtelijk krijgen. Business Intelligence kan aan verschillende systemen worden gehangen

Data is real time beschikbaar, zodat altijd zichtbaar is hoe de organisatie ervoor staat. Je kunt ook focussen op een groep data en dit later combineren, en ook terugkijken naar historische data. Het maakt niet uit waar de informatie vandaan komt (SAP, Excel, SharePoint, et cetera) of hoe de data eruit ziet, met behulp van Data Analytics kan het allemaal worden verwerkt, duidelijk gestructureerd en overzichtelijk gemaakt. Met Excel (macro’s) is al veel mogelijk.


Tool voor het sociaal domein

Voor de Gemeente Amersfoort maakte Deloitte een tool op basis van Data Analytics. Voor de verantwoordingen sociaal domein diende de accounthouder een aantal handmatige stappen te doorlopen: data verzamelen -> data verwerken -> data controleren -> brief invullen. Dit proces was foutgevoelig en intensief met veel losse sheets en documenten. Na toepassing van Data Analytics konden de werkzaamheden worden teruggebracht van enkele uren tot een kwartier.


Voordelen Data Analytics:

Er zijn een aantal grote voordelen aan het (juiste) gebruik van data analytics. Er is veel tijd te besparen waardoor mensen inzetbaar zijn voor andere taken. Daarnaast is er geen stress bij het opleveren van maandelijkse of halfjaarlijkse rapportages. Als laatste is de data realtime beschikbaar.

Business Intelligence

Business Intelligence kan veel waarde toevoegen aan het inzichtelijk krijgen maar ook het overzichtelijk krijgen én houden van management informatie. Daar zijn verschillende tools voor beschikbaar. Op basis van Excel kun je al een eind komen, andere tools bieden meer mogelijkheden bijvoorbeeld in de soort grafieken die kunnen worden gegenereerd. Veel gebruikte externe tools zijn Tableau, Power BI, QlikView, Xezora en Cognos.


Dashboard

Het transformeren van data naar management informatie kan worden weergegeven in dashboards. Een dashboard is visueel, heel overzichtelijk en geeft ook veel inzicht want is interactief. Financiële prestaties zijn in een oogopslag af te lezen en kunnen worden gebaseerd op vooraf geformuleerde KPI’s. Op basis van visualisaties kun je veel doeltreffender laten zien wat er gebeurt in je organisatie waardoor je er meer grip op hebt. Je kunt ontwikkelingen zien in de tijd, filters toepassen, veel sneller sturen zonder steeds opnieuw je rapportages te hoeven draaien en data samen te voegen. De tool ‘staat’ er meteen.

Voordelen Business Intelligence:

De voordelen van business intelligence zijn onder andere dat het actuele informatie geeft gebaseerd op real time data. Daarnaast kan BI helpen bij het samenvoegen van data uit verschillende systemen in een overzicht, en er is geen import en exports van en naar Excel nodig.


Business Intellicence en Data Analytics

Business Intelligence is een goede aanvulling op Data Analytics. Op het moment dat Data Analytics je data structureert kun je je data met behulp van Business Intelligence gemakkelijk inzichtelijk krijgen. Business Intelligence kan aan verschillende systemen worden gehangen zoals debiteurenadministratie, crediteurenadministratie, Excel export.


Business Intelligence kan ook buiten de finance functie worden ingezet. Een voorbeeld is een gebruiker van zonnepanelen die visueel inzichtelijk wil maken wanneer de meeste stroom wordt afgenomen. Er is ook een dashboard ontwikkeld waarbij gekeken wordt naar de werkdruk van medewerkers, om te kunnen voorspellen wanneer een werknemer bijvoorbeeld minder uren moet gaan maken om de kans op uitval door ziekte te verkleinen. Neem contact op met redeboer@deloitte.nl voor meer informatie.