Robotics als middel voor digitalisering

Youssef Essaghir, RPA Specialist Deloitte

De Public Sector is misschien niet de meest snelle adopter als het gaat om nieuwe ontwikkelingen op het gebied van robotica en ‘cyber’. In de praktijk vormen IT en de Public Sector niet altijd een gelukkige combinatie. Juist hier liggen kansen. Robotic Process Automation (RPA) kan daarbij helpen. ‘Robotic’ verwijst naar het overnemen van menselijke handelingen door software robots. Door repeterende, relatief eenvoudige handelingen die vaak veel tijd kosten de automatiseren kunnen medewerkers zich richten op andere, vaak ook leukere en uitdagender werkzaamheden. RPA haalt eigenlijk de robot uit de mens.

RPA is geen vervanging van een groot automatiseringsproject maar eerder een aanvulling, bijvoorbeeld voor facturen die niet door die standaarden meegenomen kunnen worden

yessaghir@deloitte.nlToepassing 1: een voorbeeld van PDF-facturen

Een voorbeeld van de toepassing van RPA is het verwerken van pdf-facturen door de crediteurenadministratie. RPA kan deze veel sneller lezen en verwerken dan een mens. Belangrijk punt is dat RPA een gedeelte van het proces overneemt en niet het volledige proces, zodat de mens kan focussen op activiteiten die echt waarde toevoegen aan de organisatie. Het invoeren van honderden facturen per dag in SAP is voor medewerkers niet uitdagend. De kans is groot dat fouten worden gemaakt bij facturen die afwijken. Het is veel werk om deze terug te boeken. Je kunt niet alles 100% automatiseren, er is altijd uitval dat door de mens wordt overgenomen. Een menselijke quality check blijft nodig. RPA heeft geen lerend vermogen zoals Robotic Cognitive Automation (RCA), dat is een stap verder.


Toepassing 2: VPB en grondbedrijven

Deloitte ontwikkelde voor de gemeente Eindhoven een software tool voor de tax functie (RPA for Tax), voor Vpb en grondbedrijven, waarmee 240 uur werk kon worden bespaard. De robot is volledig geïmplementeerd en voor drie volledige datasets is een complete doorrekening gemaakt. Als over een jaar weer aangifte moet worden gedaan zijn de kosten een stuk lager. RPA zorgt voor een verhoging van de kwaliteit van de data, minder beslag op de personele capaciteit en een efficienter proces.


Vuistregels voor RPA

Er zijn een aantal vereisten voor processen die goed geschikt zijn voor RPA:

1 de handelingen moeten repetitief zijn

2 het moeten relatief simpele handelingen zijn

3 de handelingen moeten vaak plaatsvinden


Voordelen RPA

Bij grote IT-systemen is vaak sprake van een implementatie van jaren, vaak gevolgd door een na-implementatiefase. Bovendien is het erg duur. RPA kent een korte implementatieperiode van enkele weken. De kosten zijn een stuk lager en hangen mede af van het aantal soorten te verwerken documenten. Je kunt bovendien zelf inrichten hoe het proces moet verlopen, in plaats van een IT-firma die dit voor je inricht inclusief standaarden. RPA is geen vervanging van een groot automatiseringsproject maar eerder een aanvulling, bijvoorbeeld voor facturen die niet door die standaarden meegenomen kunnen worden. Een ander voordeel van RPA is dat het kan communiceren van het ene naar het andere systeem. Je kunt op deze manier eenvoudig lezen in het ene systeem en invoeren in een ander systeem. Bijvoorbeeld informatie uit een mailsysteem halen en dit rapporteren in een overzicht. Grote spelers op de markt van RPA zijn Anywhere, UiPath en Blueprism.


Wat maakt RPA aantrekkelijk:

1 het is accuraat (neemt dingen precies over zoals ze op de factuur staan)

2 het is veel sneller (mensen ‘zakken in’, RPA blijft doorgaan)

3 het is kostenbesparend (minder werktijd, relatief goedkoop)


RPA kan de effectiviteit en snelheid van services verbeteren met lagere kosten dan huidige methodes. Daarnaast gaat RPA hand in hand met Data Analytics en Business Intelligence (zie pagina 5) , wat synergie oplevert. Ook in de publieke sector biedt RPA dus een uitkomst. Wilt u meer weten? Neem dan contact op via yessaghir@deloitte.nl.