Van toevalstreffer naar totaalbeeld

Digital / Future interne audit

De publieke sector moet anno 2020 aantoonbaar in control zijn. Er wordt transparantie verwacht en er moet verantwoording worden afgelegd over de geldstromen. Maar hoe zorg je nu en in de toekomst voor de juiste beheersing van de processen? En hoe maak je optimaal gebruik van de talloze digitale tools en data die voorhanden zijn?

De interne beheersprocessen zijn de laatste jaren voor gemeenten een stuk complexer geworden. Alleen al voor sociale uitkeringen worden duizenden mutaties doorgevoerd. Er moet steeds meer geregistreerd en vastgelegd worden en dat moet natuurlijk wel op de juiste manier gebeuren. Door de volgende stap in digitalisering te zetten, wordt er niet alleen efficiënter en betrouwbaarder gewerkt, maar ook integraler. In plaats van interne audits uit te voeren als een steekproef, kan er met de juiste digitale tools een integraal overzicht gevormd worden. Van toevalstreffer naar totaalbeeld.

Ambities formuleren

De stip op de horizon is continuous auditing, oftewel het continu controleren van de processen. Maar daar moet de IT-omgeving wel goed voor ingericht zijn. Veel overheden en instellingen zijn nog niet zover, toch worstelen ze ondertussen met datakwaliteit en -integriteit. De eerste stap is echter niet het op orde krijgen van de data. Digitalisering van de controlefunctie begint met het formuleren van ambities. Welke gemeentelijke ambitie hebben wij ten aanzien van het gebruik van data? Wat willen we met deze data doen? Welke ambities worden nagestreefd en met welk normenkader? Wat zijn de belangrijkste key performance indicatoren (KPI)? n toepassen.

Mogelijkheden bekijken

Zijn de ambities duidelijk, dan kan gekeken worden naar de systemen. Om echt in control te kunnen zijn, kun je immers niet blijven leunen op de huidige processen. Er moet top-down en risicogericht gekeken worden naar de cruciale stromen. Welke informatie is voor mij nu belangrijk? Waar zou ik op willen sturen? Is die data beschikbaar en op welk moment? Een nulmeting, of foto van het huidige IT-landschap, biedt inzicht in de inrichting van de organisatie. Van daaruit kan ingevuld worden wat de mogelijkheden zijn. Er zijn inmiddels volop digitale tools die van grote toegevoegde waarde kunnen zijn. Neem bijvoorbeeld tools als data analytics of process mining. Maar welke tool voor uw organisatie geschikt is, hangt van uw specifieke situatie af.

Digitale tool: process mining

Process mining is een techniek om processen binnen een organisatie te analyseren. Met behulp van software worden de logboeken van een specifiek proces gevolgd. Welke routes zijn bewandeld? Wat zijn de bijzondere gevallen? En hoe is daarop gehandeld? Process mining maakt inzichtelijk waar de uitzonderingen en uitschieters zich bevinden. Niet door hier en daar te toetsen, maar door processen 100 procent waar te nemen. Het grote voordeel hiervan is dat je integraler, efficiënter en betrouwbaar kunt werken. Bovendien levert het belangrijke, nieuwe informatie op. Zo kan bijvoorbeeld zichtbaar worden dat in 40 procent van de gevallen een route niet verloopt zoals afgesproken. w organisatie geschikt is, hangt van uw specifieke situatie af.

Wat kan Deloitte voor u betekenen?

Bij veel instellingen moet de interne controlerol evolueren. Van het maken van checklijstjes naar het kunnen doen van een gedegen totaaluitspraak over de processen, systemen en geldstromen. Deloitte heeft ruime ervaring in de aanpak van deze uitdaging. We werken samen met tal van gemeenten en woningcorporaties en adviseren graag over de juiste route en de juiste vorm. Deloitte werkt volgens een bewezen aanpak. We helpen met het helder krijgen van uw digitale ambities. Ook ondersteunen we bij het formuleren van de vijf belangrijkste processen, of dat nu geldstromen of politiek gevoelige stromen zijn. Vervolgens bepalen we de belangrijkste KPI’s. Aan de hand daarvan kan gekeken worden welke digitale tools er zijn om grip te krijgen én te houden. Zo kan Deloitte middels bijvoorbeeld process mining nieuwe inzichten en de kern van problemen boven tafel krijgen. Een aanpak die leidt tot volledige beheersing van de processen en bovendien financieel voordeel oplevert door een efficiëntere werkwijze. Veel klanten zijn op zoek naar een gerichte oplossing voor een probleem. Van grip krijgen op de geldstromen in een sociaal domein tot het bepalen van de reden achter tegenvallende resultaten. Inzicht krijgen in de processen, systemen en geldstromen is echter niet alleen aan te raden in het geval van een probleem of dilemma. Wie anno 2020 aantoonbaar in control wil zijn, moet nu starten met de volgende stap in de controlefunctie. Deloitte helpt u daar graag bij.

Meer informatie?

Voor meer informatie over de future interne audit, neem dan contact op met Arjan Schutgens of Frank Smilde.