Rechtmatigheids verantwoording

Van externe verantwoordelijkheid naar interne beheersing

Vanaf vermoedelijk 2021 moeten gemeenten, provincies en gemeenschappelijke regelingen door een wetswijziging zelf een rechtmatigheidsverklaring afgeven bij de jaarrekening. Een uitdaging, maar ook een kans. Een kans om te investeren in de bedrijfsvoering en het risicomanagement. En om van een rechtmatigheidscontrole achteraf over te stappen naar risicobeheersing vooraf. Tot eind dit jaar geven externe accountants nog een rechtmatigheidsoordeel bij de jaarrekening af. Natuurlijk zijn gemeenten, provincies en gemeenschappelijke regelingen al zelf verantwoordelijk voor het handhaven van de financiële wet- en regelgeving. Maar vanaf 2021 moeten ze aantonen dat dit ook daadwerkelijk zo is, dat de budgetten inderdaad rechtmatig besteed worden. Het college van B&W, GS of het bestuur moeten dan zelf de rechtmatigheidsverklaring opstellen. En dat stelt hoge eisen aan de kwaliteit van de processen en de interne controles die worden uitgevoerd. Want hoe komen we aan (voldoende) informatie om die bewering te kunnen doen?

Grip op interne processen

Veel gemeenten zijn nu in afwachting. Maar de wijziging van regelgeving wordt begin 2021 al doorgevoerd. Daarom zal er dit jaar nog een plan moeten worden opgesteld. Het is belangrijk om op tijd te beginnen. Meer dan ooit zullen gemeentelijke organisaties grip moeten hebben op hun interne processen en de bijbehorende financiële huishouding. Welke cruciale risico’s zijn er in de processen als het gaat om het niet naleven van de financiële wet- en regelgeving? Wat zijn de belangrijkste beheersmaatregelen die in dat proces moeten zitten? Hoe komt de proceseigenaar aan de informatie dat die sleutelcontroles werken en het goed gaat? Dat kan alleen met een goed georganiseerde processen en een ICT-omgeving die de processen stroomlijnt.

Investeren in bedrijfsvoering en ICT

De wetswijziging biedt gemeenten een kans. Dit is het moment om te investeren in de bedrijfsvoering en het ICT-landschap en een verdere professionaliseringsslag te maken. Om de primaire processen te verbeteren. Om de verbijzonderde interne controle (VIC) te verbeteren. Om de stap te maken van gegevensgericht controleren naar systeemgericht controleren. En om af te stappen van statisch risicomanagement. Want welke risico’s zijn er nu eigenlijk die ervoor zorgen dat wij onze doelstellingen niet realiseren? En welke beheersmaatregelen hebben we om dit te voorkomen?

Voor kleinere gemeenten is dit nu soms nog een brug te ver. Maar grotere gemeenten zijn al steeds alerter op het niet realiseren van de doelstellingen. Zij hebben zich de afgelopen jaren al afgevraagd of de ambities wellicht niet realistisch zijn of dat er misschien daadkracht mist. Die overwegingen vereisten ook al een professionaliseringsslag. Grotere gemeente hebben de eerste stappen dus al gezet.

"Stap maken in bewustwording"

Almere heeft de interne auditfunctie op orde en kan eenvoudig doorontwikkelen richting de rechtmatigheidsverantwoording. Peter Niemeijer, teammanager audit & risk bij de gemeente Almere: ‘Maar wat bewustwording betreft moeten we nog wel een stap maken. Afdelingsmanagers moeten zich ervan bewust zijn dat ze zelf in staat moeten zijn om te verklaren dat ze in control zijn.’ Jolanda van Tongeren, strategisch adviseur business accounting in Almere: ‘Afdelingsmanagers voelen zich wel verantwoordelijk voor de financiën, maar een uitspraak doen over de rechtmatigheid in je processen geeft een ander verantwoordelijkheidsgevoel. Als de accountant het zegt is het anders dan wanneer je het zelf zegt.’ Bron: Binnenlands Bestuur

Verwachtingen bespreken

Maar welke stappen moeten nu nog genomen worden om in 2021 een gedegen rechtmatigheidsverantwoording te kunnen leveren? Ten eerste moeten het college van B&W en de gemeenteraad de verwachtingen bespreken. De verantwoordingsgrens moet worden vastgesteld. Want met welke nauwkeurigheid verwacht de raad over eventuele omissies en tekortkomingen op de hoogte te worden gebracht? Dit mag liggen tussen de 0 en 3 procent van de totale lasten van de begroting. Daar zit dus enige ruimte in. Maar daarnaast moet ook besproken worden wat de rol van rechtmatigheidsverantwoording is in het politieke spel tussen raad en college. En hoe kijken we aan tegen bewuste rechtmatigheidsfouten, zoals het bewust niet naleven van Europese aanbesteding? Vind je dat als gemeenteraad acceptabel of niet? Tot slot moet het proces op gang komen hoe de rechtmatigheidsverantwoording geborgd gaat worden. Willen we een systeemgerichte controle of toch liever een gegevensgerichte controle? Pakken we de primaire processen aan? En wat betekent dit voor de accountantscontrole? Kortom, waar staan we nu en waar willen we naartoe?

Integrale aanpak bieden

Deloitte kan op verschillende manieren bij deze stappen ondersteunen. Hoe, dat hangt af van het ambitieniveau. Er bestaat geen generieke oplossing, er zal dus goed moeten worden ingezoomd op de specifieke klantvraag. Ten eerste kan Deloitte met gemeenten onderzoeken hoe zij hun primaire processen kunnen verbeteren zodat rechtmatigheid geborgd is. Ten tweede kunnen we ondersteunen bij verdere professionalisering en het verbeteren van de VIC: de risicoanalyse, de aanpak, de vastleggingen, aantallen waarnemingen en de conclusietrekkingen. En ten derde kan Deloitte adviseren hoe er systeemgericht in plaats van gegevensgericht gecontroleerd kan worden. Deloitte kan een integrale aanpak bieden. Niet alleen hebben wij de kennis en kunde in huis om te adviseren in de uitvoering van rechtmatigheidscontroles. We kunnen ook processen begeleiden en meedenken over de inzet van datagerichte controles. Deloitte heeft een bewezen aanpak. Samen kunnen we de stap maken naar procescontrole. Van een rechtmatigheidscontrole door uitgebreide VIC achteraf, naar weten dat de processen goed ingericht en de risico’s goed afgedicht zijn.

Integrale aanpak bieden

Als u meer wilt weten over rechtmatigheidsverantwoording, neem dan contact op met Rein-Aart van Vugt. Daarnaast beschikt Deloitte over drie cursussen in het curriculum die hierop aansluiten, namelijk opstellen van het Interne Controleplan voor gemeenten, Verbijzonderde Interne Controle en Landelijk congres Jaarrekening en het BBV.